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第三节 责任分配矩阵

在工程项目的合同管理中，为了避免责任不清，所以在项目开始之初，就应该对各种事宜的责任分配做出规定。这里需要说明的一点是，我们在本书中提到的合同管理，不是简单的指和签订合同文件、付款或者索赔等一些只是由合同部管理的事宜，

而是涉及了项目中各种的事宜，如图纸、技术提交、计划、进度报告、请款、变更、安全、质量等各种在工程合同中包含的内容。这些事宜的处理会涉及到一个工程项目的各个部门，而不仅仅是合同管理部门，同时，每一方面的事宜的处理，往往都需要不同部门的配合只不过是主次不同，有的属于第一责任，有的是属于配合管理，比如索赔，就需要项目中各个部门的配合，一般是合同管理部主办，其它如技术部、工程部、采购部等负责提供信息和配合分析。

一个工程项目会分成多个不同的部门，每个部门会被赋予相应的责任，一般的项目都会有相应的组织机构图，对于不同的部门会有职责的规定。一个项目的部门的划分和责任的划分与项目具体的规模、类型等有密切的关系。为了更清楚的定义各个部门的责任，特别是对于一个具体事宜的责任的分配，我们经常采用的一种方法就是责任分配矩阵的形式。这里我们简单的介绍一下一个项目的合同管理事宜的责任分配矩阵。

工程项目的组织机构的形式根据不同的情况也会有各种不同的分解方法，通常一个中大型的工程项目主要会包含以下一些部门：工程部、合约部、技术部、采购部、机电部、质量部、安全部、计划部、行政部。组织机构图如下所示：

图3.1 国际工程项目组织机构图实例

对于一个项目包含的跟合同有关的事宜，其实本书的目录所包含的内容基本上涵盖了一个工程项目的主要的合同事宜，在这里，作者在这里根据国际工程项目的实际情况，并参考国外的一些书籍，给出了一个工程项目中主要合同事宜的列表，如下所示：

1.  Drawing

Drawing Submittal

Control

2. Technical issues

Technical submittal

RFI

3.Material control

Material technical submittal

Requisition

Control

4.Planning

2 Weeks Schedule

3 Months Lookahead

5.Status Reports

Daily

Weekly

Monthly

6.Client

Payment

Variation & Claims

7. S/ Contractors

Payment

Variation & Claims

8.Document Control

Initiation

Log correspondence & Filing

Dissemination

9.QC

Testing

Reports

Inspection

10.Safety

Inspection

Meeting

Reports

在项目的组织结构和合同事宜分解完成以后，就可以建立项目的责任分配矩阵了，如图3.2所示，以横轴表示合同事宜的分解，而已纵轴表示组织分解机构，两栏的交叉处的状态就是责任的分配。

图3.2 责任分配矩阵

对于图3.2所示的责任分配矩阵，读者可以在实际的国际工程项目中作为一个参考来使用，由于不同的项目中情况差别很大，对于实际项目如何进行责任分配需要根据具体情况来分析。