国际工程合同管理程序指南-第四节
第四节 资料管理系统
由于工程项目涉及金额巨大，跨越的时间较长，在项目实施期间可能会出现各种各样的情况和变化，为了项目的顺利进行，以及为了避免各种不必要的纠纷和出现争执时的有据可查，工程项目中保存完整的资料就非常重要。
一个工程项目涉及到资料种类繁多、数量巨大，国际工程项目尤其如此，因此对于工程项目，除了要保存完整的资料，还要保证有清晰的架构，在需要时能够迅速的获取，即便于存储和查询。
一个工程项目涉及到的主要资料通常有以下一些，但是不仅限于这些：
- 最终确认的合同（Conformed Contract）
- 变更通知/变更令（Change Notices/ Change Orders）
- 对于合同的修改（Amendments）
- 内部批准的文件（Internal Approval）
- 按时间排序的编号的来往信函（Chronological, sequentially numbered correspondence），包括：
- 发出信函（Outgoing correspondence）
-收到信函（ Incoming correspondence）
- 保险及保函证书（Insurance and Bond Certificates）
- 进度报告（Progress Reports）
- 验收报告（Inspection Reports）
- 施工计划（Construction Schedules）
- 信息请求（Requests for Information）
- 图纸文档（Drawing File）
- 扣款文件（Backcharge File）
- 进度款（Progress Payment File）
- 会议纪要（Minutes of Meetings File）
- 索赔文档（Claims File）
- 保证文档（Warranty File）
- 竣工文档（Closeout File）
一个项目的资料管理系统通常要考虑以下一些方面：
1. 一个项目必须有一条资料管理程序，资料的接收、发出、项目内的分发和行动、存档和查询等都要根据项目的资料管理程序进行。
2. 必须要有清晰的分类系统，以便不同类型的文件能够清晰的储存和迅速查询。
3. 对于重要的文件，比如涉及索赔事件的文件，应该除了根据分类存档外，还要专门存档，并加以简单的说明。
一个项目，管理好项目的文档的前提是有一个清晰的目录，由于国内的工程管理人员对于国际项目的文件的种类不太熟悉，所以这里给出了一个文件目录的示例，如表4.1所示，供读者参考。
Contract Management File Index 表4.1
GENERAL FILES
1.1 File Index
1.2 Prime Contract
1.3 Contract Plan
1.4 Project Master Schedule
1.5 Contract Register
1.6 Inter-Office Correspondence
1.7 Customer Correspondence
1.8 Standard Document Distribution
1.9 Directives and Special Procedures
1.10 Site Survey/Soil Reports
1.11 Site Procedures and Instructions
1.12 Site Labor Agreement
1.13 Project F & A Procedures and Audit Programs
CONTRACT FILES
As each contract is awarded and Construction assumes responsibility from Procurement Contract
Formation, individual files are established in the following typical major groups:
2.0 CONTRACT
2.1 Master Bid Package
2.2 Pre-Award Documentation (See Procurement Procedures)
2.3 Contract (Conformed Copy)
2.4 Change Notice Log
2.5 Change Notices
2.6 Change Order/Amendment Log
2.7 Contract Change Orders/Amendments (Conformed)
2.8 Commitment Authorizations
2.9 Insurance Correspondence
2.10 Payment/Performance Bond Correspondence
2.11 Contract Fact Sheet
3.0 ADMINISTRATION
3.1 Back charge Register
3.2 Back charge Notices
3.3 Contractor Schedules
3.3.1 Contract Schedule
3.3.2 Construction Schedules
3.3.3 Non-Manual Manpower Schedule
3.4 Contractor Key Personnel, Addresses, Day/Night Phones
3.5 Drawing and Specification Control
4.0 COMMUNICATIONS
4.1 Correspondence Log
4.2 General Correspondence Files
4.2.1 Correspondence with Customer
4.2.2 Out-going Correspondence to Contractor
4.2.3 Incoming Correspondence from Contractor
4.2.4 Inter-Office Correspondence
4.3 Log/General Facsimile Files
4.4 Contacts File (Discussions/Telephone)
4.5 Minutes of Meetings
4.6 Memos for Record
4.7 Transmittal Memo Receipts
5.0 REPORTS
5.1 Daily Force Reports
5.2 Contractor Daily Report
5.3 Progress Reports
5.4 Work Interruption Reports
5.5 Inspection Reports
5.6 Accident Reports
5.7 Progress Photo/Video File
6.0 CONTRACTOR PROCEDURES AND PROGRAMS
6.1 Safety (Personnel, Equipment, Traffic)
6.2 Security
6.3 Environmental Compliance
6.4 Fire Protection
6.5 Inspection
6.6 Training
6.7 Housekeeping
7.0 CONTRACTOR EQUIPMENT
7.1 Equipment Schedule
7.2 Control Procedures
7.3 Customer/Company -Furnished Tools and Equipment
8.0 PAYMENTS
8.1 Contractor Invoices/Applications for Payment
8.2 Quantity Verifications (Field Engineering)
8.3 Cash Flow/Schedule “S” Curve
8.4 Contract Financial Status Sheet
8.5 Contractor Forecasts
8.6 Contract Trend Reports (if required)
8.7 Certified Payroll Reports (if required)
9.0 ACCEPTANCE AND CLOSEOUT
9.1 Final Inspection Reports
9.2 Punch List Reports
9.3 Taking Over Works
9.4 Completion Certificates
9.5 Maintenance Certificates
9.6 Final Acceptance
9.7 Closeout
10.0 WARRANTIES
10.1 Log
10.2 Vendor Backcharges
10.3 Site Backcharges or Rework Accounts
11.0 CLAIMS
11.1 Contractor Proposal/Claims Log
11.2 Contractor Proposals (Claims)
11.3 Claims Analysis
11.4 Statements/Depositions (Personnel Concerned)
11.5 Claims Correspondence
11.4.1 Customer Correspondence
11.4.2 Company/Contractor Correspondence
11.6 Claims Reports to Management
11.7 Claims Settlement Agreements
12.0 CONTRACTOR PERFORMANCE EVALUATION/HISTORICAL
12.1 Fact Sheet and Historical Record
12.2 Performance Evaluation
以上对于项目的文件管理系统进行了一个简单的介绍，信函是工程项目文件管理的一部分，不过相对于其它类型的文件，信函的内容更多，而且也更加重要，一般其它类型的文件涉及的内容比较单一，但是信函会涉及到工程项目的各个方面，而且数量也是最大的，相比于其它的文件，它在合同上的重要性也最大，。信函的管理一般要能够确保以下的结果：
1. 信函中要求的事宜能够及时传递给相关人员并及时处理
2. 需要回复的信函能及时处理
3. 良好的分类、存储和查询系统
通常信函的管理要注意以下一些方面：
一个项目的信函管理程序一般要符合以下的要求：
1. 所有的信函都应该按照顺序编号，对于不同的往来者应该采用不同的编号系统。
2. 所有的接收和发出信函都需要登记，同时要注明实施/回复责任人，对于信函的回复要进行记录，以确保其可追溯性。
3. 在一份信中原则上只针对一个主题。
4. 在信函的状态中要 标明相关的主题、日期以及版本等，以确保其可查询性
5. 信函登记表要定期检查（通常为每周），确保所有的未关闭事宜都有人跟踪，对于大型的项目，最好采用文件管理系统。
6. 建议合同双方定期进行交流，如每月，确认对方确实收到了己方发出的信函，对于未回复事宜，确保对方有人跟踪。
7. 所有的信函原件应该存档，给相关人员只发拷贝件。
8. 电子邮件通常不用于正式合同信函，除非合同双方约定好，这种情况下，邮件要按照信函格式编号、登记和存储。
9. 一个项目中可能有多个人起草信函，但是针对某一方，通常只有相应授权人才能签署信函，其他人不得签署。在授权签署人，要选择和对方相应的等级的人。
10. 项目信函控制应该根据批准的文件控制程序和批准的文件管理软件（如果有）。
表4.2所示的是工程项目，信函分发的批注栏的示例，一般一个项目在接收到外来信函后，项目经理或者是其他授权人，在阅读信函内容后，然后在信函封面中批注栏中批注相应的实施人或者部门，对于有的信函，可以在信函封面简单的批注需要如何处理的意见，由相应部门依据此执行。
| ×× Project | |||
| Sr. No. | Urgent | ||
| Title | Action | Info. | Copy |
| PM | |||
| Chief. E | |||
| Con. Dept. | |||
| Tech. Dept. | |||
| Planning | |||
| QA/QC | |||
| MEP Dept. | |||
| Contract | |||
| Procurement | |||
| Admin. Dept. | |||
表4.2 信函批注栏
表4.3和4.4所示分别是收发信函的登记表格。
