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第十三节 变更

变更是工程合同中的一个重要组成部分，本节就主要介绍变更所涉及到的文件和实施程序。

由于人们信息的不完全性，所以在合同签订时不可能预见到合同实施中会出现的事件，并且在合同文件中存在缺陷和错误的可能性也是不可避免的，为了避免在合同实施过程中需要频繁的修改合同，

通常的工程合同中都会引入合同变更的条款，允许业主在一定范围内以变更的形式增加、减少或者是修改工作内容。一般的变更是需要业主方面和承包商方面达成一致意见的，但是在不能达成一致意见时，业主是可以单方面根据类似的工作内容来给予承包商工期和价格，从而下发变更的，但是业主代表或者是工程师要本着公平和合理的态度来进行。如果工作内容的变化较大，已经超出了变更的范围或者是要对合同的根本内容进行修改，则要引入修订（amendment）的程序，最后要经过双方的同意形成补充协议。

1.1 术语

变更（change）—–指合同变更条款允许范围内对合同工作、时间、实施方式等作出的调整。一般情况下，在变更实施前合同的业主方和承包商方应该就费用事宜达成协议，但是是时候可能不能达成一致意见，这时业主方面可以要求承包商先进行实施，这时称为指示变更（directed change）

变更通知（change notice）—–指下发给承包商要求对合同工作内容进行改变的通知，一般的变更通知主要包括以下一些内容：

• 将新的或者是调整过的图纸、数据或者其它的指令提供给承包商
• 要求承包商提供费用及时间影响分析
• 在需要的情况下指示变更，包括增加、减少或者是修改工作内容

变更通知中需要要求承包商确认费用或者是时间影响（如果是业主方已经提供），或者是提供费用及时间影响。

变更令（change order）—–变更令是用来描述变更的范围、价格、时间影响以及变更工作的支付方式的文件。通常它是经过合同双方都同意的，但是业主也可能根据合同条款的相关规定单方面提出变更令，这时他对于变更的费用和工期补偿必须持公平和合理的态度。原始合同文件加上所有的变更通知、变更令和补充协议就构成了竣工时的合同。

变更的申报（change proposal）—–承包商针对变更通知或者任何他认为会影响到合同的费用或者是工期的事件，提出的费用和工期的修改的要求文件。变更的申报应该符合合同中对于合同价格和工期调整的条款。

变更通知请求（change notice request）——-由于现场条件的变化、默示变更等原因，承包商认为业主应该下发变更通知时向业主提出的书面请求

指示实施（directive to proceed）——-当合同内容发生变更时，为避免对于进度的耽误，在对于变更的费用和时间影响没有达成协议时，业主要求承包商先进性实施的指令。一般当承包商认为某一工作属于变更，而业主方面认为是在合同范围之内不需要发变更通知。在下发指示实施时，会要求承包商将所有的跟这部分工作相关的费用分离出来。

额外工作（extra work）——-当要求承包商实施的工作超出了合同条件规定的范围之内时（变更条款不能处理），称为额外工作。对于额外工作，业主不能通过简单的下发变更通知来处理，而要和承包商进行协商并达成协议，包括工作范围、费用、工期等，所达成的协议就构成对于原合同的修订（amendment）。

合同修订（amendment）———-指合同双方正式签署的对原合同内容修改的协议，其内容必须经过合同双方共同同意。合同修订可以用于由于变更引起的合同价格和工期的修改，但是通常是用于超出合同变更范围之外的工作内容修改。

1.2 变更中需要注意的问题

合同变更

如上所述，现在一般的合同都会允许业主方在合同实施过程中以变更的形式对合同内容进行更改，这种改变一般会有范围的限制，限制程度会在变更条款中规定。

通常大家理解的变更往往局限于对于图纸、规范等这些技术方面的修改，但是变更实际是个范畴非常广的概念，其涉及改变的内容可能有图纸、设计、规范、施工方法、施工程序、设备、材料、要求加速施工减少部分合同工作、修改施工计划、修改施工里程碑节点时间等等。如果从更广义来理解，因为意外事件对于合同实施造成的影响也可以算作变更的一种，可以这样理解，所谓变更，就是无论任何原因对于原合同内容造成的改变。不过，通常而言，我们所说的变更是指业主方主动提出的对于合同变更的要求，这里我们讨论的变更也采用这一定义。

在合同变更中，最容易发生的事情就是由于种种原因导致最终业主和承包商的纠纷，如口头的变更、变更内容不够清晰，这些情况是一定要避免的，通常我们应该注意以下一些方面：

1. 合同变更必须要经过正式的合同程序进行，这些程序应该在开工前会议就确定好。

在合同实施过程中，经常会有这样一种情况，工程师、建筑师和承包商之间口头讨论，然后提出一些设计、图纸方面的变更要求，这些要求可能会形成默示的变更，而承包商当然需要索赔对应的费用和工期，为了避免纠纷，这种情况是要尽可能避免的。

2. 合同变更的内容需要尽可能的清晰

由于合同变更下发的过程可能涉及到技术部门、现场实施部门、合同管理员、计划工程师等各个角色，所以很容易导致变更的内容模糊，不够清晰，特别是在进行费用和工期的计算时，容易引起纠纷。为了确保变更内容的清晰和一致，合同管理部门或者是合同管理员必须要协调好相关部门进行变更的工作，他本身也要对变更的内容理解。

3. 变更的确认

任何一个变更的批准应该都要经过费用和工期的分析。变更的下发应该通过变更通知的形式通知承包商，最重要都要以变更令或者是合同修改的形式形成合同的一部分。

承包商提出的变更

在工程实施过程中，经常会出现承包商提出的对于图纸、规范等的改变，但是根据合同构成变更的情况，如原图纸存在错误、不合理等。由承包商提出变更，会出现两种情况，一种是业主批准的给予时间或工期延长，另外一种就是业主不同意给予工期和费用。在后一面一种情况出现时，承包商经常会以索赔的形式要求工期和费用，而且很多时候会由于不能达成一致意见导致纠纷，这时就要付诸纠纷解决措施来解决。

从承包商角度来说，如果不得不主动提出变更，则最好在变更前书面通知业主，要求正式下发变更通知，这样可以避免以后出现不必要的纠纷。

变更令/合同修改

变更令/合同修改通常由以下的文件构成：

• 变更令/合同修改
• 变更内容概述
• 技术文件（图纸、技术说明等）
• 变更通知
• 承包商提供的方案
• 费用分析
• 时间分析
• 相关信函
• 谈判记录
• 支持文件，如发票等

额外工作

前面已经提到，现在的合同一般都允许通过变更的形式对一定范围内的工作进行调整，但是这种改变要求是在原合同范围内，并且对于合同价格的改变要有一定的限度。还有一种情况就是，业主要求承包商实施合同范围以外的工作，这种情况称为额外工作。额外工程是原合同工程量清单不包含的工作，而且也不是完成原合同工程所必须要做的工作。如果是额外工程，则一般业主不能简单的通过变更通知的形式要求承包商改变，而应该对此进行谈判形成新的补充协议。

当业主要求承包商增加额外工作时，承包商还要特别注意是否需要对原合同的保函、保险等进行相应的调整。

在增加额外工作的过程中，所有的谈判过程都应该有书面的记录，最终形成的结果要有书面的补充协议。

1.3变更程序

正式的变更的程序的第一步是业主向承包商下发变更通知，变更通知中应该包含在下发变更通知时已经具备的相关图纸、规范、数据等信息。业主相关的变更下发应该经过内部的授权和批准。

每一个发给承包商的变更通知都应该按照顺序编号，并进行登记。对于每一个变更通知，承包商都应该进行回复，无论是承包商同意按照变更通知实施、提出意见、不同意或者是提出其它的方案，业主方面都应该进行登记。对于变更通知登记表，应该定期进行更新，并跟踪未关闭的变更通知的状态。对于承包商提出的变更（Contractor Proposal）业主必须进行跟踪并进行相应的登记和索引。

对于经过协商和同意的变更通知、承包商提出的变更，业主应该以变更令/合同修改的形式进行确认。变更令或合同修改也应该按照顺序编号，并进行登记。需要注意的是，变更通知和变更令之间必须要能够互相索引，比如，有人从变更通知能够查找出对应的变更令，反之亦然。

可能的一种情况是，业主和承包商之间不能就变更达成一致意见，但是业主需要承包商先实施项目，这时业主可以发出指令要求承包商实施。在这种情况下，业主对要实施的工程必须明确定义，并应该保持完整的资料和记录，以便以后分析费用和时间。在以后费用和时间延长达成一致意见后，业主应该以变更令的形式进行确认。

1.4 变更对于费用和时间影响的分析

1.4.1 变更对时间影响的分析

大多数的变更都会有时间影响，除非是单纯的价格调整。但是并非所有的变更，业主都需要给予承包商时间延长，通常在工程合同中，只有对合同的结束时间造成影响，也就是关键路径造成影响时，承包商才能够得到时间延长。因此，对于大部分的变更，虽然会消耗时间，但是并不会对关键线路造成影响，所以不能得到工期延长。

另外一种影响工期延长的情况是同期延误。在这种情况下，虽然变更确实会对项目完成时间造成影响，但是同时承包商自身的原因也造成了项目完成时间的延误，这时通常承包商能够得到工期的延长，但是不能得到相应时间延长导致的费用补偿。

1.4.1 变更的费用计算

工程合同中，变更对费用的影响的分析主要可以分为三种情况：总价合同、单价合同和成本加酬金合同。最合适的变更费用计算方法是按照原合同的价格形式，但是合同条款一般也允许对于变更采用与原合同不同的方式计算价格，比如在总价合同的情况下采用单价法进行变更费用的计算。

对于总价合同，最合适的方法是也采用总价法进行变更的费用计算。如果是在变更实施前计算费用，则应该是以估计的成本再加上一个合适的利润。

如果是在变更完成以后计算费用，则变更实际发生的成本可以作为变更费用计算的一个基础，但是一般不能仅依赖于实际发生的成本。承包商实际发生的费用只能作为估计成本的一个基础，但是不能作为绝对的依据。

变更的价格包括直接费用和间接费用两部分，直接费用主要是劳动力、材料和机械等，间接费用主要包括现场管理费、总部管理费、利润等，一般直接费用可以参考实际的成本，而需要协商的主要是间接费用。如果在合同中已经确定好这些间接费用的比例，则在变更时就可以直接采用。

如果变更的项在原合同中已经存在，只是工程量发生变更，则可以采用原来合同中的费用。

对于成本加酬金合同，其变更相比总价合同计算要相对简单。一般变更的费用至少应该包括其消耗的成本和现场的管理费用。

对于成本加固定费用的情况，一般情况在变更中不会采用合同中的费用，而是要根据变更的实际影响来计算费用。如果是采取成本加固定费率的形式，则通常变更费用也采用相同费率来计算。

另外一种合同形式是时间和材料合同，在这种合同下采取单价计算劳动力价格，对于材料则采取成本再加一定比例取费，设备则按照固定费用或者设备价格的一定比例支付，通常在劳动力的费用会包含管理人员、工具、现场管理费、利润费用等，在材料取费中则通常会包括采购、验收、储存等以及利润等。这样的合同通常最终价格是比较高的，所以一般用于一些比较小的合同。

后附表13.1所示的是变更通知的示例，表13.2所示的是指令实施的示例，表13.3所示的变更通知的检验表，表13.4所示的变更令的检验表，表13.5所示为承包商提案的检验表。

Change Notice 表13.1

Directive to Proceed (Notice to Proceed) (表13.2)

[Date]

Address

Attention: [Contractor's Authorized Representative]

Subject: Company Job 29999

Hanford Waste Treatment Facility

Tank Post Weld Heat Treatment

Reference: Letter 29999-KLB-1234

Dear [Contractor's Authorized Representative]:

The reference letter indicates that XYZ Corp. considers the Post Weld Heat Treatment of the Liquid Effluent Tank to be out of scope and requests a Change Notice to proceed with the work. The company considers this work to be in scope work [OPTION: "but will research this matter and advise separately as to a final decision"].

In accordance with Article ___, entitled Contract Interpretation, XYZ Corp. is hereby directed to proceed with the Post Weld Heat Treatment and, if XYZ Corp. still considers this work to be out of scope, treat such work as if it were a change and segregate costs and maintain separate cost records. This direction is not to be construed by XYZ Corp. as the company’s acceptance that this work is a change, but does protect both the interests of the company with respect to continuation of the work and the interests of XYZ Corp. should this work be determined later to be a bona fide change.

Please signify your intent with respect to this matter in the space provided below. If you have any questions, please contact [contract administrator] at (509) 377-1234.

Very truly yours,

[Company's Authorized Representative]

Work proceeding, accepted as in scope.

Work proceeding, will prepare change proposal.

Authorized Representative: _____________________

Name typed or printed:        _____________________

Contract Change Notice Checklist (表13.3)

Contract Number:

Contractor:

Contract Scope:

1. Verify that changed work is not actually part of original contract scope.

2. Change Notices are accurately entered in Change Notice Log.

3. Change Notice documentation is sufficiently clear to minimize contractor questions and uncertainty.

4. Change Notices have initiated cost commitment changes, if necessary, and proper approvals have been obtained.

5. Cost and schedule impacts of Change Notices have been identified. If no cost changes, this, too, has been noted.

6. Verify contractor’s cost records for changes.

Contract Change Order/Amendment Checklist (表13.4)

Contract Number:

Contractor:

Contract Scope:

1. Scope of Change Order/Amendments is clearly defined.

2. Schedule impact or change, if any, is noted on the Amendments. Changes with no impact will be noted as such.

3. All Change Notices or unsolicited contractor requests (proposals) are available and on file as back up.

4. The file contains estimates, schedules, notes, meeting minutes or other documents which substantiate the agreed upon price.

5. There are statements in the file regarding what caused the changes.

6. Verify that the Commitment Authorization has been approved and signed by someone with appropriate delegated authority.

7. Both parties have signed the Amendments.

8. Verify that the Change Orders/Amendments have been approved and signed by someone with appropriate delegated authority.

Contractor Proposals Checklist (表13.5)

Contract Number:

Contractor:

Contract Scope:

1. Contractor proposals are immediately identified, separately logged and acknowledged.

2. Contractor proposals are evaluated to verify if they are clearly changed work or are claims.

3. Contractor proposals are evaluated for additional costs.

4. The company is aware of all Contractor proposals and is focusing additional efforts on documenting contractor performance.

5. Contractor proposals are closed by Change Order or formally rejected in writing.

6. At time of closure, alternative positions and possible negotiation positions are prepared.

7. Records of negotiations and settlements, if any are included in the contract file.

8. Change Orders and Amendments have been prepared and approved to reflect settlements, if any.