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第八节 招标过程

现在，大部分的国际工程项目都是以招标的形式来选择承包商。一个项目的招标过程一般包括以下过程：

• 准备招标文件
• 准备资格预审文件
• 投标者的资格预审
• 接收投标
• 开标和评标
• 授予合同

8.1 资格预审

资格预审并不是招标过程中的必须程序，不过很多专业的机构都推荐使用资格预审程序，因为工程项目的投标的成本是比较高的，如果让一些根本不具备条件的承包商来投标，只能是造成承包商和业主的财力物力的浪费。通过资格预审的过程可以过滤掉不符合资格的承包商，可以避免双方经济的浪费，这也是有利于社会整体的经济效率的。

业主提供给潜在的投标者的资格预审文件需要包括项目的信息、投标的程序以及需要承包商提供什么信息，通常包括的内容有以下几类：

• 邀请函
• 资格预审程序
• 项目信息
• 预审申请

具体的内容一般包括以下：

• 业主的名称和地址
• 咨询师的名称和地址
• 项目的地址
• 项目的描述以及工作范围
• 预期的计划时间、招标过程的工期、合同授予时间、设计\施工的时间以及所有的其它相关时间
• 合同条件
• 评标的标准
• 资格预审的标准
• 准备让指定分包实施的工作
• 资金来源的说明包括准备让承包商垫资的说明
• 工程款支付计划以及是否需要承包商提供工程款支付的保函等
• 合同使用的语言和遵循的法律
• 合同工程中存在的不寻常的工作的特征
• 购买标书的费用

为了使潜在的投标者知道项目信息，业主或者工程师需要首先需要公开发布信息要求潜在的承包商申请资格预审。项目资格预审的信息一般发布在相关的报纸、杂志或网站等公开媒体上。

当前在的承包商申请时，业主或者是咨询师应该提供资格预审文件给承包商。在资格预审邀请函中应该说明如何准备和发送资格预审文件。当收到承包商的资格预审文件时，业主应该向承包商确认收到了文件。收到了承包商的资格预审文件以后，业主/咨询师就需要对承包商的文件进行评审，以便找出符合投标条件的承包商。一般对于承包商公司或者是联合体的评审包括以下一些方面：

• 组织机构
• 承包商从事工程项目的经验特别是类似类型和类似地区的经验
• 承包商具有的资源，包括管理团队、技术人员、施工及加工设施、维护及培训设施等
• 质量及安全环境控制措施
• 执行项目所需要的资金实力
• 法律诉讼和仲裁的历史
• 其它的执行项目需要考虑的情况，比如承包商的语言能力等

在评标之后，就是确定合格的投标者的名单了，对于投标者名单的数目，投标者的数目通常不宜过多也不宜过少，FIDIC推荐的数目是不超过六个投标商。在确定投标者的名单后，业主要正式通知通过资格预审的承包商的名单，如果在这一阶段有承包商退出投标，则要依次序再从后面的承包商名单中补充。当确定好通过资格预审的名单后，业主/咨询师应该通知所有的申请者通过资格预审的名单。

8.2 投标文件的准备

根据合同操作模式的不同，以及国家地区的不同，业主/咨询师准备的投标文件会有所不同，在FIDIC的传统总承包商施工合同的模式下，一般业主/咨询师准备的投标文件包括以下一些内容：

• 投标邀请函
• 投标者须知
• 投标书格式及附件
• 合同条款
• 技术规范
• 图纸
• 工程量清单
• 其它的信息数据以及需要投标者提供的其它信息

在准备资格预审文件之前，业主/咨询师就应该准备好合同工作范围和投标文件，这样才能确保资格预审文件和投标文件不会出现矛盾。以上提到的这些文件中，一般投标邀请函和投标者须知不会构成以后的合同文件。

投标邀请函一般以业主的名义发出，通常会包含以下的内容：

• 招标编号和名称
• 招标资料列表
• 投标文件的格式
• 提交标书和开标的时间和地点

投标者须知是业主/咨询师准备的用以说明标书准备、提交和评标的文件。在投标者须知中应该说明投标者应该提供的标书的份数，并且应该说明其中一份应该注明是原件，其它的著名是拷贝件。如果投标需要代理人以及如果投标的话需要在当地注册公司，则应该在投标者须知中清楚说明。

如果业主/咨询师会给相应的投标者支付报酬，则应该注明投标的费用，否则应该注明投标费用由投标者自己承担。为了避免风险，投标者须知中应该注明业主可能不选择任何一家投标者作为承包商以及不一定选择最低价为中标者。

投标者须知中应该说明构成完成投标书的文件列表并注明如果投标者没有实质性响应投标，将不接受其投标书。对于投标书中书写的任何修改，通常必须要承包商进行草签。对于承包商打印的文字通常是可以接受的。在投标者说明中也要说明是否接受替代方案，不过一般要求承包商在提供替代方案的前提是必须先按照原标书要求投标。在投标者需要说明的一种情况就是，如果投标者在投标截止日期之前提交了标书，他是否可以对标书再做出修改。

在招标文件中通常也要对业主的资金来源做出说明，如果是需要承包商提供资金的也要特别做出说明。同时要对合同款支付的货币形式做出说明。

很多业主特别是一些政府的业主，出于促进本国/本地经济的发展的目的，可能会要求优先使用本国的资源，如劳动力、材料等，如果有此要求，要做详细的说明，因为这回对承包商的价格有较大的影响。

在国际工程投标中，投标者提交投标保函是比较常见的情况，如果需要投标保函，则在标书中应该说明投标保函的金额、要求的货币种类以及有效期。一般推荐投标保函有效期为投标有效期再加上承包商开具履约保函的时间。

评标的标准对于选择承包商至关重要，如果业主在评定承包商的方法上有特别的要求，则应该在投标者须知中进行说明，通常影响选择承包商最重要的因素就是投标价格。

以上这些都是投标者须知通常需要包含的一些内容，在准备投标者须知时，可以通过对照以下内容进行检查：

• 投标文件的语言
• 投标文件份数的要求
• 那些文件需要填写并在投标截止日期提交，那些文件必须签字
• 是否需要投标者提供代理人
• 关于税收等的特殊要求
• 投标有效期
• 不包含在招标文件中，但是投标者必须提交的其它文件，比如技术方案、质量安全计划、总进度计划、组织机构图等
• 下发招标文件补充文件和处理投标者疑问的程序
• 标书装订、标示以及标书接收地址
• 投标者现场勘查的程序
• 投标者是否可以提供替代方案
• 投标文件的保密要求
• 对于未中标者退回其投标文件的程序
• 投标者要求延长时间的程序
• 开标的程序
• 在评标中发现计算错误时的处理原则和程序
• 废标的原则和处理方法

合同条件是招标书中另外一项主要的内容，在FIDIC中，合同条款保函通用条款和专用条款两个部分。虽然在最终签订合同过程中，会通过谈判等程序，对合同条款做出一些修改，但是招标文件中的合同条件是形成最终合同文件的重要基础。

在国际工程合同中一般会包括比较详细的技术规范，这也是投标文件的重要组成部分。另外，图纸也是投标文件中的一个重要的组成部分。技术规范和图纸的详细程度要达到能使承包商进行投标的水平。

如果是单价合同，那么在招标文件中需要包括工程量清单，承包商投标时只需在对应项填单价。对于总价合同，可能有两种情况，一种是招标文件中只提供图纸和规范，承包商进行分解并报价，但是现在很多总价合同，业主也提供工程量清单，但是在这种情况下，通常工程量以图纸和规范要求为准，工程量清单作为参考。

除了包含以上常见的文件之外，如果有任何附加的要求，业主也需要在招标文件中说明。

8.3 投标过程

在通过资格预审的投标者取得投标书之后，投标者在提交标书之前和业主之间主要有以下一些活动：

• 投标前的现场勘查（Pre-bid site visits）
• 投标前会议（Pre-bid meeting）
• 投标者疑问（Tenderers’ Queries）和投标澄清会议（Bid clarification meeting）
• 授标前会议（Pre-award meeting）

其中投标前的现场勘查（Pre-bid site visits）和投标前会议（Pre-bid meeting）主要是让预期的投标者有更多的机会了解现场和合同的情况，并对标书的一些情况进行澄清。

通常在投标过程中，投标者总会对标书产生一些疑问，投标者提出问题的方式有两种，一是通过发信的方式提出，另外就是业主安排集中的时间和投标者召开投标澄清会议（Bid clarification meeting），对他们存在的问题进行进一步的澄清。

对于以上提到的这些会议一般要遵守以下的一些原则：

• 每一个会议在会议前都要做一个会议日程安排，会议时要根据此日程逐项进行。
• 所有的参与者，相关的信息，问题和答复都应该做书面记录。为了避免误解，所有的投标者都应该只依据书面记录的答复。在会议完成后，经过内部审核以后，会议纪要应该发给每一个参与方。但是会议纪要不应该对原标书的要求做出改变，如果有改变的话，并且是必须的，则应该以正式的标书补充文件的形式发出。
• 在一个合同授标前，要与其指定的代表有充分的沟通。授标前的会议的目的就是能够对合同要求的精神有最充分的理解。

投标前会议（Pre-bid meeting）是为了能够针对潜在的投标者更加详细的说明标书中要求。同时也提供了一个机会与潜在的投标者交流存在的问题和对内容的理解。投标前会议（Pre-bid meeting）的一个示例的会议日程如表8.1所示。

现场勘查（Pre-bid site visits）是给潜在的投标者一个机会对现场条件进行考察，从而对相关的情况有更深的认识，比如说现场的地质条件、通道情况等。同时对于国际项目，潜在的投标者同时可以了解当地的情况，如劳动力市场，材料情况等等。业主，咨询师也可以提供关于现场的和当地的更深的一些情况和信息。如果不同的投标者的现场勘查是分开进行的，那要确保个潜在投标者得到相同的信息，对于投标者提出问题的回答，应该发给所有的投标者。关于现场勘查的一个主要日程和检查事项示例参见表8.2所示。

投标澄清会议是在承包商投标以后，对投标者的一些问题进行解答、释疑和澄清，在投标澄清会议中可能就会涉及到一些关于合同价格，工程范围等的谈判。

Pre-Bid Meeting Agenda 表8.1

Contract:

Contractor:

1. Introduction of company (and Customer) participants

A. Point of contact for questions

B. Role of participants

C. Brief description of evaluation and target award date

D. Discussions and meeting minutes cannot change requirements, only addendum

2. Review of technical requirements by engineering representative

A. Overview of scope

B. Interfaces with others’ work packages/crews

C. Explain drawing release plan

D. Explain use of RFI’s

E. Quality

3. Review site considerations by Construction representative

A. Safety considerations

B. Access and work areas

C. Facilities and utilities provided

D. Permits required and permits furnished

E. Labor relations

This presentation may include a jobwalk of the work site.*

4. Review schedule requirements

A. Milestone dates

B. Reporting requirements

C. Work execution/ interface

5. Review bid package mechanics

A. Explain Exhibit C forms individually

B. Explain formation process and content of contract

C. Describe written question and answer process and stress that all questions must be in writing

D. Describe bid package addendum process

E. Restate due dates and point of contact

6. Conclusions

A. Questions

B. Minutes will be provided by the company and sent to all attending Bidders, company Departments and Owner

Pre-Bid and Site Inspection Visit

Contracts Agenda Checklist 表8.2

1. Site conditions under which the work will have to be performed.

2. Access to the project and the work area.

3. Contractor laydown area(s).

4. Location, capacity and details of Customer/Company -Furnished power, water, fuel, and compressed air.

5. Material handling equipment and procedures.

6. Site investigation program (i.e. borings, samples, test pits, borrow pits, quarries).

7. Customer/Company -furnished permits, contractor-furnished permits and generation of hazardous waste.

8. Customer/Company -furnished facilities and schedule for availability (e.g. camp, warehousing, delivery or construction materials or equipment on site, contractor responsibility for loading, unloading, storing of Customer/Company -Furnished materials).

9. Contractor participation in the company’s safety and first aid programs.

10. Other work which will or may be in progress during the term of the contract.

11. Scope of work for the contract and any unusual or difficult construction that may be required.

12. Point out building sites, access roads, borrow pits, and other important site features.

13. Work of a similar nature, if underway on the site, to show the required standard of workmanship.

14. On foreign jobs, available communications set-up for on-job and external to job.

15. Location of disposal areas for cleanup purposes, and cleanup areas where more than one contractor is working.

16. Full scope of the project and the facilities yet to be performed that will have an influence on the work of the contract being bid.

17. Details of the work which might involve premium time.

在进行现场勘查，并且业主对投标者提出的问题回复以后，投标者有了清楚的信息之后，就可以进行投标书的准备工作。为了投标的有效性，投标者应该确保在投标截止日期或者是之前将标书提交给业主。标书要严格按照投标者须知中的要求编写。业主/咨询师在收到标书以后，应该在标书上注明收到标书的日期。

8.4 开标、评标及授标

开标应该按照投标文件中规定的开标时间和地点进行，业主/咨询师要邀请相关的投标者以及相关人员参加。在开标前应该确保投标书都是密封的没有打开过。在开标时应该宣布投标书的以下信息：

• 投标者的名称
• 投标价格
• 替代方案的价格

同时，业主/咨询师应该宣布由于标书提交晚了或者是为提交标书导致失效的投标者。

在开标之后，业主/咨询师就要对标书进行审核，首先要确保投标书没有计算上的错误并且是响应招标书的。在出现计算错误时，应该按照投标者须知中的规定进行更正。对于认为是非响应的标书，应该判定其失效。

在对标书进行评定以后，业主/咨询师就可以确定拟中标的人选，准备授予合同。一般授标前的活动包括：

• 授标前会议（Pre-award meeting）
• 发出中标函
• 签订中标协议书

授标前会议一般是在已经选定了承包商，但是在授予合同之前召开的，授标前的会议的日程示例如表8.3所示。

授标前会议是为了确保双方对于合同内容有一致的理解，避免授标后出现纠纷，同时对于授标后会影响承包商的一些细节问题进行商议。通常须注意以下一些事宜：

• 确保在投标过程中所有发出的补充条件都已经包含了了合同条件，图纸或规范之中了。
• 对图纸进行复核，确保所有讨论确认的变更都已经包含到了用于施工中的图纸（issue for construction drawing）了，这是为了确保以后不会再有设计的变化了。如果是施工图纸还不具备条件，那应该声明将标书图纸作为施工图纸，如果是标书图纸就作为施工图纸，则应该声明。
• 对于接受的替代方案进行确认。
• 对于工作计划，进入现场通道，施工程序的改变等所有对工作有影响的事宜进行确认，以确保承包商编制其初步计划。
• 对于业主提供的材料，设施和服务进行细节讨论。
• 对于进场准备活动进行讨论，如保函，保险，初期进场的工人等，这些问题如果没有处理好，则会影响现场准备活动。
• 对于支付预付款前必须要完成的活动进行讨论。

Pre-Award Meeting Agenda 表8.3

1. General Introduction

1.1 Introduction; Individual greetings and Attendance Sheet signature

1.2 Purpose; Review and sign finalized contract

1.3 Distribution; Provide contractor copy of Contract Documents.

2. Contract Document Review

2.1 RFP Changes; Discuss agreed changes and indicate where incorporated in the Contract Documents.

A. Specifications; Technical Department (Engineering and Construction) input as required

B. Drawings; Technical Department input as required

C. Terms and Conditions

2.2 Contract Interpretation; Review Terms and Conditions utilizing the General and Special Conditions definitions in Appendix I of the Contracts/Subcontracts Formation Manual.

3. Securities (bonds or bank guarantees) and Insurance

3.1 Securities; Remind contractor when they are due or collect securities.

3.2 Insurance; Remind contractor when they are due or collect insurance certificates.

4. Jobsite Requirements

4.1 Jobsite Procedures; Construction to review Jobsite Procedures which bid was based on (key procedures should have been issued at Pre-bid Meeting).

4.2 Jobsite Update

4.3 Labor Agreements and Trade Council Meetings

5. Contract Signing

5.1 Contractor Copy; Contractor takes home signed copy.

5.2 Company Copy; Copied to provide conformed copy distribution and then maintained in procurement contract formation file.

5.3 Customer Copy; only when the company is agent a third signed original is provided, otherwise conformed copy (ies) will suffice.

6. Turnover to Contract Administrator

6.1 Point of Contact; Exchange notification with contractor under the General

Condition titled NOTICES.

6.2 Meeting Minutes; Announce meeting minutes will be prepared and distributed to all parties and Company/customer departments in attendance.

在业主和拟中标者达成共识时候，业主就可以给中标者发出中标函，关于中标函的格式可以参考FIDIC或者是其它一些标准合同的格式。一般在中标函中应该包括工作范围、合同价格以及一些合同条件的主要内容。一般中标函是工程合同的重要组成部分。

通常，承包商还应该和业主签订一个合同协议，最终的合同应该包括以下一些内容：

• 合同协议书
• 中标函及理解备忘录
• 合同条件
• 规范
• 图纸
• 工程量清单
• 投标书
• 其它构成合同的文件

在中标者提供了履约保函的情况下，业主/咨询师就可以通知其它未中标者，该通知应该为书面形式。在投标者提交投标保函的情况下，同时业主/咨询师应该退还投标者的投标保函。

这里需要提到的一种情况，就是可能所有的投标者都不能满足业主的要求，没有中标者的情况。对于这种情况，业主/咨询师应该特别慎重处理，应该通知所有的投标者没有中标者的原因。在准备引入新的投标者时，业主应该认真分析没有中标者的原因，通常要对原标书进行修改。                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    作者：牛永宏